Как подтвердить и учесть расходы в период коронавируса

В период существующей пандемии и самоизоляции бухгалтерии требуется наладить процесс обмена первичкой и разобраться с проблемой учета текущих и других дополнительных расходов в связи с наблюдаемой обстановкой по коронавирусу.

Документы для подтверждения

В период самоизоляции или в нерабочие дни необходим переход на удаленную работу с контрагентами, оформление документов в электронной форме. Если этот вариант не представляется возможным, запросите у представителя контрагента документы с его подписью по электронной почте, с тем, чтобы фиксировать ее.

С завершением самоизоляции и началом полноценной работы проведите дооформление электронных документов и получите их экземпляры на бумажном носителе с настоящей подписью.

Электронные документы

Во время самоизоляции обмен электронными документами может быть только при наличии у обеих сторон электронной подписи. Наилучший вариант – подписка документов усиленной квалифицированной электронной подписью (письмо Минфина № 03-03-06/1/9882 от 13.02.2020). Подпись документов простой электронной или усиленной неквалифицированной подписью требует ее тщательной проверки.

Как правило, возможность использовать электронные документы отражено в договоре, который оформляется на бумажном носителе. Но это не является обязательным условием. Возможность подписания одного документа обеими сторонами с применением электронных подписей, свидетельствует о том, что всех участников устраивает электронный обмен документами.

Расходы за нерабочий период

Учет всех расходов будет зависеть от того, работали вы во время самоизоляции или нет. Если вы находитесь на удаленной работе или имеете разрешение от властей на осуществление деятельности, то ведете учет расходов по обычным статьям возможных затрат (письмо Минфина № 03-03-06/1/83636 от 24.09.2020). В процессе бухучета формируются проводки по счетам 20, 25, 26 или 44.

Возможные сложности с контролем затрат могут появиться, если вы не работали во время самоизоляции или в официальный нерабочий период. В этом случае руководство сохраняет зарплату, производит начисление платы за аренду и несет различные прочие варианты расходов.

Расходы на охрану труда

Сумму расходов на охрану труда можно учесть в налоге на прибыль, сумме налога при упрощенке или в процессе ведения бухучета. Важно, чтобы проводимые охранные мероприятия являлись обязательными или рекомендованы соответствующими государственными органами. Руководитель должен обеспечить сотрудникам нормальные условия для работы, устранить возможные негативные факторы (ст.163, 209 и 223 ТК РФ). Очень часто в рамках закона сотрудникам выдают рабочую одежду.

Кроме того, предписано максимально ограничить передвижение на общественном транспорте, руководитель обязан организовать доставку работников транспортом компании, или организовать удаленную работу (письмо Роспотребнадзора № 02/7376-2020-24).

Расходы на закупку масок и перчаток

В 2020 году Роспотребнадзором были разработаны рекомендации, направленные на профилактику от коронавируса в период пандемии, в числе которые рекомендуется закупка и использование термометров, всевозможных средств, используемых для индивидуальной защиты и всевозможной одноразовой посуды в рабочих столовых.

В частности, руководитель обязан выдавать:

• сотрудникам, работающим в местах скопления людей: маски и медицинские респираторы (п.1,3 постановления №9 главного санитарного врача от 30.03.2020);
• сотрудникам, обслуживающим транспортно-пересадочные узлы и любой общественный транспорт: маски и респираторы (п.1,3 постановления №9 главного санитарного врача от 30.03.2020);
• работникам сферы услуг, имеющим постоянный контакт с клиентами: медицинский халат или специальную пижаму, косынку из марли или шапочку, носки, перчатки, обувь, маску (письмо Роспотребнадзора от 11.04.2020 № 02/6673-2020-32);
• медицинским работникам и водителям скорой помощи: специальный костюм для защиты, бахилы, носки, стерильные перчатки, медицинскую шапочку, полотенце, хирургическую противочумную одежду, респираторы модели NIOSH-certified N95, EU FFP2 или их аналоги (письмо Роспотребнадзора от 11.04.2020 № 02/6673-2020-32).

Все расходы на средства гигиены и защиты подлежат учету при расчете налога на прибыль и налога по упрощенке. Закупку данных средств можно обосновать имеющимися распоряжениями Правительства, государственных, региональных и местных органов власти.

Больше полезной информации вы найдете в Системе Кадры.